Ketika ingin membangun sebuah bisnis tentu saya perlu mengetahui tentang apa itu contingency plan dan mengapa hal tersebut begitu penting. Karena pada dasarnya, Contingency plan merupakan sebuah tindakan alternatif yang sengaja dipersiapkan ketika rencana utama yang dipersiapkan terhambat atau tidak berhasil.
Dengan membuat draft perencanaan ini, saya bisa menemukan jalan keluar dari permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan dengan cepat dan tepat. Tentunya, dengan penjelasan yang lebih mendalam akan memudahkan saya memahami rencana kontingensi ini.
Apa Itu Contingency Plan?
Secara umum, contingency plan dapat diartikan sebagai sebuah strategi alternatif yang sengaja dirancang, guna mengantisipasi dan menanggulangi kondisi tak terduga yang berpotensi mengganggu jalannya sebuah bisnis. Dalam bahasa Inggris, contingency plan diartikan sebagai rencana cadangan atau plan B.
Banyak pula yang menyebutnya sebagai back up plan atau emergency planning yang dipersiapkan guna menghadapi kondisi darurat tertentu atau ketidakpastian yang muncul. Umumnya, perusahaan besar memiliki rencana kontingensi ini untuk menekan potensi kerusakan besar saat terjadi kondisi darurat, sekaligus mempertahankan keberlangsungan bisnisnya.
Baca juga: 10 Cara Memulai Bisnis dari Nol, Berani Coba?
Manfaat dari Contingency Plan
Membuat rencana kontingensi dapat menghadirkan banyak manfaat bagi perusahaan. Salah satunya adalah menjaga bisnis saya dari kondisi darurat yang mungkin terjadi di masa depan. Sebab, terkadang kita mengalami situasi darurat yang berpotensi mengancam kondisi perusahaan dan seluruh aspek yang ada di dalamnya.
Selain itu, adanya rencana cadangan yang matang bisa meminimalkan kerugian atau kerusakan yang terjadi di perusahaan. Ketika saya mengetahui kondisi apa yang sedang dihadapi, saya bisa dengan cepat memutuskan tindakan apa yang bisa menyelamatkan perusahaan dengan tepat. Hal ini tentu akan mempercepat waktu pemulihan perusahaan yang saya miliki.
Baca juga: 7 Cara Jitu Meningkatkan Komunikasi Efektif di Tempat Kerja
Cara Membuat Contingency Plan
Untuk membuat rencana kontingensi, saya perlu memahami dan mempersiapkan beberapa hal, agar saya bisa menghadapi situasi tidak terduga yang mungkin terjadi di masa depan. Adapun proses penyusunan contingency plan yang saya lakukan adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi Sumber Daya
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi rencana kontingensi. Saya akan menyusun seluruh daftar sumber daya yang krusial, seperti peralatan, fasilitas, anggota tim, dan lain sebagainya. Kemudian, saya akan membuat skala prioritas dari daftar yang telah dibuat sebelumnya. Tentunya, saya harus fokus pada potensi risiko yang memiliki dampak paling signifikan dalam perusahaan.
2. Kenali Risiko
Selanjutnya adalah mengenali risiko dari peristiwa tak terduga yang paling mungkin terjadi. Peristiwa tersebut bisa saja terjadi di lingkungan internal maupun eksternal perusahaan. Dengan mengetahui potensi risiko yang ada, saya bisa membuat skenario untuk menghadapi berbagai situasi kritis yang akan berdampak pada bisnis saya.
3. Buat Draft Contingency Plan
Membuat draft contingency plan menjadi tahapan yang sangat penting untuk dilakukan. Urutkan dari sumber daya yang paling penting dan seterusnya. Kemudian, buatlah rencana darurat untuk setiap resiko yang mungkin terjadi. Saya juga perlu merincikan langkah-langkah yang harus dilakukan ketika menghadapi situasi kegawatdaruratan dalam perusahaan.
4. Bagikan Draft Rencana yang Dibuat
Setelah menyusun contingency plan, saya perlu memastikan seluruh individu yang ada di perusahaan saya memiliki salinannya, dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya kelak. Perencanaan ini sangat penting untuk diketahui semua pihak. Sebab, dengan mengetahui hal tersebut, seluruh karyawan dapat meminimalisir kepanikan saat kondisi terburuk sedang terjadi pada perusahaan.
5. Uji Contingency Plan
Untuk mengetahui apakah skenario ini bisa dijalankan, saya perlu melakukan uji coba dari skenario yang telah dibuat. Simulasi ini juga bisa membantu saya mengetahui apakan ada rencana yang tidak bisa diaplikasikan di perusahaan. Kemudian, saya akan mengevaluasi ulang strategi dan rencana yang telah dibuat. Dengan begitu, rencana cadangan yang saya siapkan akan benar-benar sesuai dengan kondisi perusahaan saya.
6. Lakukan Peninjauan Ulang
Setelah melakukan uji coba dan simulasi tentang rencana cadangan ini, saya bisa melakukan peninjauan ulang dan mengevaluasi setiap rencana yang telah saya buat. Saya juga perlu melakukan pembaharuan secara berkelanjutan, agar contingency plan yang dibuat benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca juga: 7 Cara Menjadi Brand Top of Mind Agar Semakin Dikenal Pasar
Penutup
Membuat rencana kontingensi memang membutuhkan banyak upaya, tapi perencanaan ini sangat penting dan dibutuhkan untuk menyelamatkan perusahaan saya dari kondisi yang tak terduga di masa depan. Di setiap rencana yang ingin dijalankan, coba siapkan plan B agar apabila plan A tidak berjalan maka kita bisa mempunyai opsi plan yang lain.
Akan tetapi, saya juga perlu terus melakukan pembaharuan pada rencana tersebut, agar contingency plan yang dibuat tetap relevan dengan kondisi perusahaan saya, mulai dari teknologi, karyawan, dan sumber daya lainnya.
